So überzeugen Sie das Management von einem neuen Software-Upgrade

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Softwarehersteller wissen genau, wie sie potenzielle Kunden vom Kauf der neuesten und besten Version ihrer Software überzeugen. Wenn jedes Jahr neue Versionen erscheinen, möchten Unternehmen schließlich nicht den Anschluss verpassen und nicht von den neuesten Features in der aktuellen Version ihrer CAD-Software nutzen. Es geht darum, immer bessere, innovativere Produkte noch schneller auf den Markt zu bringen. Das lässt sich nur mit besseren CAD-Tools erreichen.

Leider weist das Management stets auf Budgetbeschränkungen hin. Es zu überzeugen, dass ein Upgrade der CAD-Software gut angelegtes Geld ist, ist oft nicht so einfach. CAD-Manager, die mit derartigen Anliegen in der Chefetage vorstellig werden, müssen zuerst sorgfältig ihre Hausaufgaben machen. Sie müssen die Gründe für diese Ausgaben systematisch dokumentieren und begründen und sich überlegen, wie sie die üblichen Argumente dagegen entkräften können.

Denken wie ein Manager

Die beste Taktik dürfte sein, sich in die Lage eines Managers zu versetzen. Bedenken Sie, dass Ihr Budget nur eines von vielen ist, die vom Management geprüft und genehmigt werden müssen. Indem Sie Ihren Antrag mit Rentabilitätsmessgrößen untermauern, einer Sprache, die das Management versteht, können Sie Ihrem Budget eine größere Dringlichkeit verleihen.

Der erste Schritt ist, Ihren Budgetantrag für eine Anschaffung (beispielsweise ein CAD-Upgrade) mit den potenziellen Einsparungen und Kosten zu veranschaulichen. Denken Sie darüber nach, welche Zeitersparnis sich mit der Software erzielen lassen könnte, und rechnen Sie dann die Kosten für den Kauf und die Installation der Software sowie für die Benutzerschulungen und Produktivitätsausfälle zusammen.

Berechnen der Rentabilität

Um die Gesamteinsparungen zu ermitteln, rechnen Sie aus, wie viel Zeit insgesamt eingespart wird, und multiplizieren Sie diesen Wert mit dem Stundensatz der Person, die die Software verwendet. Rechnen Sie dann die jährlichen Einsparungen hoch, indem Sie diese täglichen Einsparungen mit 220 (oder den tatsächlichen Arbeitstagen im Jahr) multiplizieren. Berechnen Sie als Nächstes die Gesamtkosten (Software, Support und Schulungen) für das Upgrade. Dividieren Sie zum Schluss die Einsparungen durch die Kosten.

Berechnen Sie danach das Amortisierungsintervall, also die Jahre, bis die projizierten Einsparungen die anfänglichen Kosten decken. Diese Berechnung ist für Kapitalanlagen Hardware und Software deshalb so wichtig, weil die Anschaffungskosten so hoch sind. Manager segnen ein Software-Upgrade eher ab, wenn eine Amortisierung der Investition in absehbarer Zeit möglich ist.

Zusammenarbeiten mit dem CAD-Anbieter

Das Gute ist, dass Ihr CAD-Anbieter bei diesem Vorhaben Ihr Verbündeter sein kann. Viele CAD-Unternehmen bieten Rentabilitätsrechner an, mit denen sich der Kauf von Software-Upgrades hervorragend legitimieren lässt. Arbeiten Sie eng mit Ihrem CAD-Anbieter zusammen, um eine hieb- und stichfeste Begründung für die Aktualisierung Ihrer CAD-Tools mitsamt Rentabilitätsberechnung auszuarbeiten.

Auf dem Weg aus der mehrjährigen Rezession bleiben uns Budgetbeschränkungen wohl noch eine Weile erhalten. Unternehmen achten aber genau darauf, wie sie durch Produktivitätsverbesserungen die Gewinne erhöhen können. Schließlich bedeutet jedes Tool, das den Zeitaufwand für die Produktentwicklung reduzieren kann, letztendlich niedrigere Kosten und höhere Erträge.

Ihre Aufgabe als CAD-Manager besteht darin, Ihren Vorgesetzten klar zu machen, wie wichtig es ist, Ihrem Entwicklungsteams modernste CAD-Tools zur Verfügung zu stellen, damit es schneller innovative und bessere Produkte entwerfen und bauen kann. Also machen Sie Ihren Vorgesetzten die Vorteile von Software-Upgrades anhand von realistischen Rentabilitätsberechnungen deutlich.

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