Fünf Best Practices für besseres Änderungsmanagement im Engineering

Die Markteinführung von innovativen Produkten vor der Konkurrenz ist eine große Chance, die Rentabilität zu erhöhen. Allerdings ist dafür die Optimierung der Produktentwicklungsprozesse erforderlich. Änderungen an Entwürfen im Rahmen des Entwicklungszyklus sind zwar notwendig, doch das Änderungsmanagement im Engineering hat sich dabei zu einer gefährlichen Engstelle entwickelt.

In einer Untersuchung der Aberdeen Group gaben 85 % der Teilnehmer an, dass ihre Verfahren für das Änderungsmanagement entweder unvollständig oder verbesserungswürdig seien. Auf Grundlage der Erfahrungen von über 200 Unternehmen erlaubt der Report einen Einblick in die Best Practices, mit denen sichergestellt werden kann, dass Änderungsmanagement für Effizienz sorgt und nicht für Engpässe.

Die Kosten von ineffizientem Änderungsmanagement

Effektives Änderungsmanagement bietet eine enorme Chance, die Entwicklungseffizienz zu verbessern. Läuft es jedoch falsch, kann es zu Verzögerungen führen, da die am Prozess Beteiligten Zeit verlieren, weil sie auf Entscheidungen und aktualisierte Informationen warten müssen, oder Arbeitsschritte müssen wiederholt werden, weil sie auf veralteten Konstruktionsdetails basierten. Auch die Kosten können steigen, wenn Fehler Ausschuss und Nacharbeit nach sich ziehen.

Ein unzulänglicher Änderungsprozess verhindert, dass das Unternehmen auf Time-to-Market- und Kostendruck reagiert. Das wiederum kann sich direkt auf die Rentabilität der Produkte auswirken. Da die Mehrzahl (85 %) der Studienteilnehmer Probleme mit ihren derzeitigen Änderungsmanagementprozessen angeben, gibt es ein enormes Potenzial für Prozessverbesserungen.

Best Practices für das Änderungsmanagement

Aberdeen identifizierte die Best-in-Class-Unternehmen unter den Studienteilnehmern und erkannte, dass diese Spitzenunternehmen die richtigen Schritte zur Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit unternahmen, wodurch sie wiederum den Änderungsmanagementprozess rationalisieren konnten. Dazu gehörten das Hinzufügen von Fähigkeiten für Prozesse, Wissensmanagement, organisatorische Unterstützung, Leistungsmessung, kontinuierliche Verbesserung und unterstützende Technologie.

Sehen wir uns die Best Practices der Spitzenunternehmen für eine bessere Unterstützung von Änderungsmanagement jetzt einmal genauer an.

Prozess. Die Spitzenunternehmen erstellen mit 70 % höherer Wahrscheinlichkeit als ihre Mitbewerber einen formellen Plan für die Umsetzung von Konstruktionsänderungen. Das verbessert die Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit unter den Stakeholdern. Zudem können diese Unternehmen die Komplexität ihrer Produkte besser bewältigen, indem sie die Implementierung in den verschiedenen Entwicklungsbereichen und den einzelnen Subsystemen des Produkts planen. Auch die Identifizierung der notwendigen Schritte für die Zusammenarbeit und Koordination in der Lieferkette wird unterstützt.

Wissensmanagement. Die Spitzenunternehmen stellen sicher, dass alle Informationen im Zusammenhang mit einer Änderung direkt zugänglich sind. Sie fügen mit 74 % höherer Wahrscheinlichkeit als ihre Konkurrenten unterstützende Produktdaten (CAD-Dateien und Stücklisten), Analysedateien und andere Informationen zum Änderungsantrag hinzu. Dadurch wird der Entscheidungsprozess verbessert, da es einfacher ist, die Auswirkungen eines Änderungsvorschlags zu erkennen. Die führenden Unternehmen zentralisieren darüber hinaus mit 36 % höherer Wahrscheinlichkeit den Zugang zum Änderungsverlauf und mit 45 % den Zugriff auf den Änderungsstatus und die Änderungsgenehmigung. All das trägt enorm zu einer besseren Zusammenarbeit und Kommunikation unter allen von der Änderung Betroffenen bei.

Organisatorische Unterstützung. Die führenden Unternehmen übertragen die Prüfung und Genehmigung von Änderungen um 81 % eher einem Änderungsprüfkomitee. Dadurch können sie die Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für den Änderungsprozess besser definieren. Außerdem führen die Spitzenunternehmen separate Besprechungen durch, in denen die Änderung zunächst geprüft wird und man sich einigt, ob sie genehmigt werden soll. Anschließend wird in einer zweiten Besprechung die Implementierung erörtert. Dadurch wird die Bewertung des betriebswirtschaftlichen Nutzens einer Änderung von der detaillierten Entscheidung über ihre Umsetzung getrennt.

Leistungsmessung und kontinuierliche Verbesserung. Diese Spitzenunternehmen unterscheiden sich auch durch die Kontrolle, die sie über ihr Geschäft haben, sowie durch ihre Fähigkeit, ihre Ziele zu erreichen. Sie prüfen den Änderungsprozess mit 79 % höherer Wahrscheinlichkeit, um sicherzustellen, dass er eingehalten wird und funktioniert, kontinuierliches Feedback liefert und die Chance bietet, regelmäßig Engpässe zu erkennen und den Prozess kontinuierlich zu verbessern. Darüber hinaus nutzen sie 2,2-mal eher Messgrößen zur Überwachung der Effektivität des Prozesses. Dadurch wird einerseits der Änderungsprozess selbst verbessert, andererseits lassen sich dadurch vermeidbare Änderungen verhindern.

Unterstützende Technologie. Führende Unternehmen nutzen 39 % eher PLM-Software (Produktlebenszyklus-Management) für die Verwaltung von technischen Änderungen. Diese stellt einen zentralen Speicherort für Konstruktionsinformationen bereit und sorgt für die Verfolgbarkeit sämtlicher Lieferbestandteile und einen kontrollierten Änderungs-Workflow. Verfolgbarkeit spielt eine zentrale Rolle, da sie hilft, Abhängigkeiten zwischen Komponenten zu erkennen, und die betroffenen Personen automatisch über Änderungen informiert, die Auswirkungen auf ihre Arbeit haben. Wenn Sie den vollständigen Marktforschungsbericht „Engineering Change Management: Improving Collaboration for Competitive Advantage“ lesen möchten, können Sie ihn hier kostenlos herunterladen.

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