Den Grundstein für Software-Upgrades legen

Alle Jahre wieder geben CAD-Softwareanbieter Upgrades für ihre Software heraus. Entwicklungsabteilungen müssen dann entscheiden, ob dieses Upgrade den Aufwand an Zeit, Arbeit, Schulungen und Kosten wert ist. Bevor er ein Upgrade der abteilungseigenen CAD-Software angeht, sollte der Leiter der technischen Entwicklung sich die Zeit nehmen, die aktuellen Bedürfnisse und Optionen sowie den potenziellen Nutzen gegeneinander abzuwägen, die Rentabilität zu berechnen, den Schulungsbedarf zu ermitteln und das Interesse der Benutzer auszuloten.

Sehen wir uns einige dieser Schritte genauer an, die technischen Entwicklungsabteilungen helfen können, sich besser auf das nächste Upgrade ihrer CAD-Software vorzubereiten.

Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse. Vor der Implementierung eines Software-Upgrades müssen sich CAD-Nutzer und ihre Vorgesetzten zusammensetzen und ihre aktuellen Problemstellen sowie deren negative Auswirkungen auf die Produktivität bewerten. Werden Konstruktionszeitpläne aufgrund von Ineffizienzen im System nicht eingehalten? Stürzt die Software häufig ab? Höchstwahrscheinlich wird dem Management die Bedeutung eines Software-Upgrades einleuchten, wenn die Auswirkungen auf die Erträge klar dargelegt werden.

Wägen Sie Ihre Optionen ab. Nachdem Sie die aktuellen Probleme festgestellt haben, können Sie untersuchen, wie Software-Upgrades dazu beitragen können, sie zu beheben. Lesen Sie auf Websites, in Blogs und Fachzeitschriften nach, welche neuen Funktionen geboten werden und wie jede neue Funktion die aktuellen Prozesse verbessert. Wenden Sie sich direkt an die Anbieter, und fragen Sie, welche Funktionen verbessert oder optimiert wurden. Welche Systemanforderungen gelten für das neue Upgrade? Mit diesen Informationen gewappnet, können CAD-Manager eher das notwendige Buy-In vom Management erhalten und die Unterstützung der Benutzer gewinnen.

Führen Sie einen Testlauf durch. Führen Sie gemeinsam mit Ihrem CAD-Anbieter und einigen Ihrer erfahrensten CAD-Anwender einen grundlegenden Testlauf des neuen Upgrades durch. Die meisten Anbieter stellen inzwischen kostenlose Testversionen zur Verfügung. Eine weitere sehr gute Möglichkeit, die neuesten Versionen zu erhalten, ist die Mitarbeit als Betatester. Verwenden Sie zum Testen neuer Software unbedingt Ihre eigenen Daten, damit Sie auch wirklich beurteilen können, wie die Software mit Ihren normalen Daten funktioniert.

Berücksichtigen Sie eventuelle Hardware-Upgrades. Umfangreiche CAD-Software-Upgrades machen oft auch eine Aufrüstung der verwendeten Hardware notwendig. Ein einfaches Speicher-Upgrade reicht in der Regel nicht aus. Es hat keinen Sinn, das CAD-System zu aktualisieren, wenn die Hardware nicht mit der neuen Software Schritt halten kann und deshalb häufige Systemabstürze und die entsprechenden nicht-produktiven Ausfallzeiten auftreten. Viele Workstations sind für spezifische CAD-Systeme zertifiziert. Die durch ihre Verwendung erreichte Produktivitätsverbesserung und der Rückgang der Ausfallzeiten reichen aus, um die Hardwarekosten innerhalb weniger Monate zu amortisieren.

Planen Sie Schulungen. Einige Upgrades sind so umfangreich, dass neue Funktionen – Multifunktionsleisten, Symbolleisten, Browser-Schnittstellen oder Inhaltsbibliotheken – die vorhandenen Benutzer verunsichern und zusätzliche Schulungen notwendig machen können. Wie hoch sind die zusätzlichen Schulungskosten? Welche Kosten fallen für den Produktivitätsausfall an?

Berechnen Sie die Rentabilität. Nun ist es an der Zeit, die Rentabilität zu berechnen. Wird das neue Upgrade eine ausreichende Einsparung bei Zeitaufwand und Arbeitsschritten ermöglichen, um die Kosten für Installation und Schulungen im kommenden Jahr zu rechtfertigen? Berücksichtigen Sie die Softwarekosten, die geschätzten Installationskosten, die Schulungskosten und die geschätzten Einsparungen durch mehr Effizienz. Sie berechnen die Rentabilität, indem Sie die geschätzten jährlichen Einsparungen durch die Gesamtkosten (Software, Installation und Schulungen) dividieren und das Ergebnis mit 100 % multiplizieren. Die meisten Software-Upgrades sind ein bis zwei Jahre im Gebrauch. Die Rentabilität sollte also mindestens 50 Prozent betragen.

Formulieren Sie einen Plan. Nachdem Sie die Zahlen zur Rechtfertigung der Upgrade-Kosten zusammengestellt haben, können Sie eine ausführliche Analyse und einen Plan aufstellen, die zur Implementierung der neuen Software benötigt werden. Beziehen Sie wichtige CAD-Nutzer in die Tests mit ein, um unter den anderen Benutzern Interesse für das Upgrade zu wecken.

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