Optimale Vorgehensweisen für die Ausarbeitung von CAD-Budgets

Die sorgfältige Entwicklung eines CAD-Budgets ist eine wesentliche Komponente eines CAD-Managementplans. Obwohl sie wahrscheinlich nicht unbedingt zu den beliebtesten Aufgaben eines CAD-Managers gehört, ist die Vorbereitung eines guten und realistischen Budgets die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Anwender über alle monetären Voraussetzungen  verfügen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Gehen Sie bei Ihren Schätzungen realistisch und sorgfältig vor und lassen Sie sich Zeit. Haben Sie bei der Bedarfsanalyse, bei der Sie alles erfassen, was Ihre Abteilung im kommenden Jahr benötigen wird, Geduld. Möglicherweise brauchen Sie mehrere Wochen dafür, aber ein zu geringes Budget kann katastrophale Folgen haben und bewirken, dass sowohl Ihre Anwender als auch Ihre Vorgesetzten das Vertrauen in Ihre Führungsqualitäten verlieren. Natürlich ist jeder CAD-Budgetplan unterschiedlich. Hier deshalb nur einige Best Practices, die Ihnen bei der Ausarbeitung eines sinnvollen Budgetdokuments helfen.

Offene Kommunikationswege mit dem Vorgesetzten. Dieser Punkt ist äußerst wichtig. Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über alle Probleme, die Ihre Budgetschätzungen beeinflussen könnten (veraltete Hardware, Schulungsbedarf usw.), und sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, welche Veränderungen bevorstehen, die sich auf Unternehmensebene auswirken könnten (Fusionen, Akquisitionen, gute oder schlechte Geschäftsaussichten usw.). Beides kann beträchtlichen Einfluss auf Ihre Budgethochrechnungen haben.
Hervorhebung von Produktivitätssteigerung und Einsparungen. Statt über die Hardware- und Softwareanschaffungen zu lamentieren, die Sie für Ihre Abteilung tätigen möchten, sollten sie – gerade in der angespannten Wirtschaftslage – der Geschäftsleitung gegenüber die Produktivitätssteigerungen und Einsparungen betonen, die sich durch diese Anschaffungen erzielen lassen.
Vollständigkeit.
CAD-Manager haben es oft mit großen Budgetposten zu tun. Denken Sie aber auch daran, dass Verbrauchsmaterial wie Tintenkartuschen, Papier, USB-Sticks, Toner, Sicherungsdatenträger usw. sich über ein Jahr auf eine beträchtliche Summe belaufen können. Andere Posten, die berücksichtigt werden müssen, sind Schulungsausgaben, neue Software und Hardware, Software-Jahresabonnements, Hardwarelizenzen und die Kosten für das CAD-Management.
Umfassende Dokumentation. Nachdem Sie Ihre „Einkaufsliste“ zusammengestellt haben, notieren Sie alles in einer Kalkulationstabelle, holen Kosten- und Mengenschätzungen (in Form von Angeboten, früheren Aufträgen, Quittungen usw.) ein und sammeln alles in einem Budget-Dokumentationsordner.
Prüfung des Budgetdokuments durch Kollegen.
Niemand ist perfekt. Lassen Sie einen oder mehrere Personen Ihren Budgetvorschlag prüfen. So können Sie sicher sein, dass nichts fehlt oder übersehen wurde. Es ist besser, Ihrem Management ein bereits korrigiertes und überarbeitetes Budget vorzulegen, als nachträglich Fehler im Budget festzustellen.
Genehmigtes Format. Die meisten Unternehmen haben festgelegt, in welchem Format Budgets vorgelegt werden müssen. Viele verwenden auch standardisierte Budgettabellen, die verwendet werden müssen. Reichen Sie Ihr Budget im vorgegebenen Format ein. So erhöhen Sie Ihre Chancen, dass Ihnen das Management wohlgesonnen ist.
Rechtzeitig anfangen. Warten Sie nicht bis Jahresende, um mit der Vorbereitung des Budgets für das Folgejahr zu beginnen. Nichts ist schädlicher als Eile. Da auch die kleinsten Details bei der Ermittlung eines CAD-Budgets stark ins Gewicht fallen, sollten Sie sich bei der Planung und Vorbereitung des Dokuments unbedingt ausreichend Zeit lassen. Die Planung, Feinarbeit und Prüfung eines Budgetdokuments dauern mehrere Wochen.

Bild: RambergMediaImages

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